Điều 1: Áp dụng Quy tắc
1. Quy tắc hòa giải của Trung tâm Hòa giải Thương mại Miền Tây (WMC) (sau đây gọi tắt là “Quy tắc”) được áp dụng giải quyết các tranh chấp bằng thủ tục hòa giải thông qua Trung tâm Hòa giải Thương mại Miền Tây (WMC).
2. Trong trường hợp bất kỳ các điều khoản nào tại Quy tắc này mâu thuẫn với các quy định bắt buộc của pháp luật hoặc Quy tắc này không quy định thì ưu tiên áp dụng các quy định của pháp luật.
3. Trong trường hợp thực hiện các vấn đề không được quy định tại Quy tắc này và pháp luật có liên quan, hòa giải viên và Trung tâm có quyền tiến hành thực hiện các hành vi trên tinh thần độc lập, công bằng nhằm giải quyết vụ tranh chấp một cách hiệu quả.
4. Các bên có quyền thỏa thuận về việc loại bỏ, sửa đổi, bổ sung một hoặc một số điều khoản qui định tại Quy tắc này để áp dụng trong quá trình hòa giải. Tuy nhiên việc loại bỏ, sửa đổi, bổ sung Quy tắc phải phù hợp với các quy định của pháp luật và phải có sự đồng ý bằng văn bản của Trung tâm Trung tâm Hòa giải Thương mại Miền Tây (WMC).
Điều 2: Bắt đầu giải quyết tranh chấp bằng hòa giải khi đã có thỏa thuận hòa giải
1. Trong trường hợp đã có thỏa thuận hòa giải theo Quy tắc của Trung tâm Hòa giải Thương mại Miền Tây (WMC), bất kỳ bên nào hoặc các bên muốn bắt đầu hòa giải có thể gửi một Bản yêu cầu hòa giải kèm theo thỏa thuận về hòa giải trước đó tới Trung tâm.
2. Bản yêu cầu hòa giải gồm các nội dung cơ bản sau:
a) Ngày, tháng, năm lập Bản yêu cầu hòa giải;
b) Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax, E-mail (nếu biết) của các bên tham gia hòa giải;
c) Người đại diện hợp pháp của các bên tham gia hòa giải (nếu biết);
d) Tóm tắt nội dung, bản chất tranh chấp;
e) Những yêu cầu của bên yêu cầu hòa giải, bao gồm các yêu cầu về giá trị tranh chấp và các yêu cầu khác (nếu có);
f) Tên, địa chỉ liên lạc của người được đề xuất tham gia hòa giải với tư cách là hòa giải viên (nếu có) hoặc yêu cầu đối với hòa giải viên được chỉ định hoặc cách thức chỉ định hòa giải viên;
g) Chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc của người đại diện có thẩm quyền đối với trường hợp bên yêu cầu hòa giải là tổ chức; chữ ký của cá nhân hoặc người đại diện cho cá nhân tham gia hòa giải trong trường hợp bên yêu cầu hòa giải là cá nhân.
3. Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày Trung tâm nhận được Bản yêu cầu hòa giải và phí đăng ký hòa giải của bên yêu cầu hòa giải theo Điều 13 của Quy tắc này, Trung tâm có trách nhiệm gửi thông báo và Bản yêu cầu hòa giải cho bên được yêu cầu hòa giải. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo, bên được yêu cầu hòa giải phải gửi Bản trả lời tới Trung tâm.
4. Ngày bắt đầu thủ tục hòa giải theo qui định tại Điều này là ngày bên được yêu cầu hòa giải gửi Bản trả lời yêu cầu hòa giải hợp lệ về việc đồng ý tiến hành hòa giải tới Trung tâm.
5. Trường hợp bên được yêu cầu hòa giải từ chối tiến hành hòa giải hoặc quá thời hạn gửi Bản trả lời quy định tại khoản 3 Điều này nhưng bên được yêu cầu hòa giải không gửi Bản trả lời tới Trung tâm thì thủ tục hòa giải chấm dứt theo quy định tại Điều 12 của Quy tắc này.
Điều 3: Bắt đầu giải quyết tranh chấp bằng hòa giải khi chưa có thỏa thuận hòa giải
1. Trong trường hợp chưa có thỏa thuận hòa giải theo Quy tắc của Trung tâm Hòa giải Thương mại Miền Tây (WMC), bất kỳ bên nào hoặc các bên muốn bắt đầu hòa giải có thể đồng thời gửi một Bản đề nghị hòa giải đến Trung tâm và bên được đề nghị hòa giải. Trong đó nêu rõ bản chất của tranh chấp, yêu cầu về giá trị tranh chấp và các yêu cầu khác (nếu có) kèm theo, tên, địa chỉ, điện thoại, fax, số telex và địa chỉ e-mail (nếu biết) của các bên tham gia hòa giải và đại diện hợp pháp của họ (nếu biết) và hòa giải viên được đề xuất (nếu có).
2. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được Bản đề nghị hòa giải, bên được đề nghị hòa giải gửi Bản trả lời đề nghị tới Trung tâm về việc đồng ý hay từ chối tiến hành hòa giải.
3. Trong trường hợp bên được đề nghị hòa giải đồng ý hòa giải, Trung tâm sẽ hướng dẫn các bên thực hiện các thủ tục cần thiết để bắt đầu hòa giải theo Điều 2, Điều 8 và Điều 13 của Quy tắc này.
4. Trong trường hợp bên được đề nghị hòa giải từ chối hòa giải hoặc không gửi Bản trả lời đề nghị thì việc giải quyết tranh chấp bằng hòa giải theo Quy tắc này sẽ không được thực hiện.
Điều 4: Chỉ định hòa giải viên
1. Các bên có thể thỏa thuận về việc lựa chọn hòa giải viên và thông báo bằng văn bản cho Trung tâm biết. Trong trường hợp này người được lựa chọn làm hòa giải viên có thể là hòa giải viên không thuộc Danh sách hòa giải viên của Trung tâm, nhưng các bên phải cung cấp được tài liệu chứng minh người này là hòa giải viên theo quy định của Pháp luật Việt Nam.
2. Trường hợp các bên không lựa chọn được hòa giải viên hoặc không đưa ra bất kỳ tiêu chí, cách thức nào để lựa chọn hòa giải viên thì Chủ tịch Trung tâm sẽ chỉ định hòa giải viên thay cho các bên;
3. Khi chỉ định hòa giải viên, Chủ tịch Trung tâm sẽ cân nhắc về tiêu chí, cách thức, yêu cầu về việc lựa chọn hòa giải viên của các bên. Đồng thời có thể xem xét sự phù hợp về khả năng chuyên môn, kinh nghiêm làm việc, quốc tịch, ngôn ngữ, các điều kiện cá nhân của hòa giải viên. Hòa giải viên được chỉ định có thể thuộc Danh sách hòa giải viên của Trung tâm hoặc không thuộc danh sách này;
4. Trường hợp hòa giải viên được các bên lựa chọn tham gia hòa giải không phải là hòa giải viên thuộc Danh sách hòa giải viên của Trung tâm, người này phải cung cấp xác nhận về việc có thể tham gia tiến hành hòa giải cho các bên theo Quy tắc này.
5. Trước khi tham gia hòa giải, hòa giải viên được lựa chọn phải ký vào văn bản tuyên bố về sự vô tư, khách quan, độc lập và công bằng khi tham gia hòa giải và gửi Bản tuyên bố này cho Trung tâm và các bên tham gia hòa giải;
6. Trường hợp một trong các bên có căn cứ chính đáng về sự không vô tư, khách quan, độc lập và công bằng của hòa giải viên khi tham gia hòa giải có thể đề nghị Trung tâm thay đổi hòa giải viên khác. Trong trường hợp thay đổi hòa giải viên Trung tâm sẽ thông báo cho các bên được biết, trong đó nêu rõ lý do về việc thay đổi hòa giải viên;
7. Tranh chấp có thể do một hoặc nhiều hòa giải viên tiến hành hòa giải theo thỏa thuận giữa các bên.
Điều 5: Người đại diện và người hỗ trợ của các bên khi tham gia hòa giải
1. Các bên có thể chỉ định Người đại diện và Người hỗ trợ cho mình khi tham gia giải quyết tranh chấp bằng hòa giải theo Quy tắc của Trung tâm.
2. Khi chỉ định Người đại diện và người Người hỗ trợ, các bên phải thông báo bằng văn bản về tên, năm sinh, địa chỉ liên lạc của những người này cho bên còn lại và cho Trung tâm được biết. Trong thông báo phải xác định rõ ai là Người đại diện, ai là Người hỗ trợ cho mình.
3. Người đại diện cho các bên phải có đầy đủ thẩm quyền tham gia giải quyết tranh chấp bằng hòa giải theo Quy tắc của Trung tâm.
Điều 6: Quyền và nghĩa vụ của các bên tranh chấp khi tham gia hòa giải
1. Các bên tham gia hòa giải có các quyền sau đây:
a) Được bày tỏ quan điểm, ý chí và quyết định về nội dung hòa giải;
b) Đề xuất về việc lựa chọn địa điểm, thời gian tiến hành hòa giải;
c) Đồng ý hoặc từ chối hòa giải; yêu cầu tạm dừng hoặc chấm dứt hòa giải;
d) Yêu cầu việc hòa giải được tiến hành công khai hoặc không công khai;
e) Các quyền khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
2. Các bên tham gia hòa giải có nghĩa vụ sau đây:
a) Tham gia hòa giải với tinh thần thiện chí, hợp tác với nhau và với hòa giải để đạt hiệu quả trong quá trình hòa giải nhằm đạt kết quả tích cực;
b) Trình bày đúng sự thật, các tình tiết của tranh chấp, cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến tranh chấp theo đề nghị của hòa giải viên;
c) Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Điều 7: Vai trò và nghĩa vụ của hòa giải viên
1. Hòa giải viên có quyền thúc đẩy việc giải quyết các vấn đề tranh chấp giữa các bên theo trình tự, thủ tục mà mình cho là phù hợp và được các bên chấp nhận;
2. Hòa giải viên có quyền đưa ra đề xuất về giải pháp giải quyết tranh chấp giữa các bên trong quá trình hòa giải. Tuy nhiên hòa giải viên không được quyền áp đặt bất kỳ một thỏa thuận giải quyết tranh chấp nào cho các bên;
3. Trong quá trình hòa giải, hòa giải viên phải luôn vô tư, khách quan, độc lập và công bằng đúng theo tuyên bố của mình được quy định tại khoản 5 Điều 4 của Quy tắc này;
4. Hòa giải viên không được đồng thời đảm nhiệm vai trò đại diện hay tư vấn cho một trong các bên, không được đồng thời là trọng tài viên đối với cùng vụ tranh chấp đang hoặc đã tiến hành hòa giải, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Điều 8: Tiến hành hòa giải
1. Các bên cùng với hòa giải viên có thể tự thỏa thuận về thời gian, địa điểm tổ chức các phiên họp hòa giải. Trường hợp các bên không có thỏa thuận, Trung tâm sẽ ấn định thời gian, địa điểm tổ chức phiên họp hòa giải sau khi đã tham khảo ý kiến của các bên và hòa giải viên;
2. Trước phiên họp hòa giải đầu tiên, hòa giải viên có thể yêu cầu các bên gửi Bản ý kiến trình bày về vụ việc tranh chấp, quan điểm và đề xuất giải pháp của mình về các vấn đề đang tranh chấp;
3. Các phiên họp hòa giải sẽ được tổ chức không công khai trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Trước mỗi phiên họp hòa giải, bất kỳ người nào khác muốn tham gia phiên họp phải thông báo kịp thời và được sự đồng ý của hòa giải viên và các bên còn lại;
4. Hòa giải viên có thể tiến hành các phiên họp hòa giải chung để trao đổi với tất cả các bên hoặc có thể tổ chức phiên họp riêng với từng bên; Phiên họp hòa giải có thể được thực hiện dưới hình thức một cuộc họp gặp mặt trực tiếp hoặc một cuộc họp trực tuyến thông qua video;
5. Trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình hòa giải, hòa giải viên có thể liên lạc với một bên hoặc các bên dưới bất kỳ hình thức nào để trao đổi nhằm thúc đẩy quá trình hòa giải;
6. Trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình hòa giải, các bên luôn có quyền thông báo về đề xuất giải pháp hòa giải đến hòa giải viên.
Điều 9: Ngôn ngữ, phiên dịch và dịch thuật
1. Thủ tục hòa giải được thực hiện bằng ngôn ngữ do hòa giải viên lựa chọn trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác;
2. Một bên hoặc các bên có quyền yêu cầu Trung tâm thu xếp phiên dịch cho mình và tự chịu chi phí phiên dịch;
3. Nếu một bên hoặc các bên có yêu cầu về dịch thuật thì phải tự chịu trách nhiệm về việc dịch thuật và độ chính xác của bản dịch;
Điều 10: Bảo mật
1. Hòa giải viên, các bên và những người khác tham gia thủ tục hòa giải có trách nhiệm giữ bí mật về mọi thông tin có được thông qua quá trình hòa giải, trừ trường hợp các bên các thỏa thuận khác bằng văn bản;
2. Bất kỳ thông tin nào có được thông qua trao đổi giữa hòa giải viên với một bên từ phiên họp riêng sẽ không được tiết lộ cho bất kỳ bên nào còn lại biết trừ trường hợp được sự đồng ý bằng văn bản của bên cung cấp thông tin;
3. Không một ai có quyền ghi âm, ghi hình và ghi biên bản hòa giải trong tất cả các phiên họp hòa giải trừ hòa giải viên hoặc thư ký phụ trách phiên họp được phép thực hiện những việc này chỉ nhằm phục vụ quá trình hòa giải;
4. Bất kỳ tài liệu, dữ liệu, thông tin nào chỉ có được thông qua quá trình hòa giải sẽ không được sử dụng làm chứng cứ trong các thủ tục tố tụng trọng tài, tòa án hoặc các thủ tục tố tụng giải quyết tranh chấp khác về sau này;
5. Nội dung văn bản hòa giải thành phải được các bên và hòa giải viên giữ bí mật, trừ trường hợp phải công khai để phục vụ mục đích công nhận và thi hành thỏa thuận hòa giải thành đó;
6. Không một bên nào có quyền yêu cầu hòa giải viên, thư ký phụ trách các phiên họp hòa giải tham gia làm chứng trong bất kỳ thủ tục tố tụng trọng tài, tòa án hay thủ tục tố tụng khác đối với cùng một vụ việc đã được hòa giải hoặc những vụ việc khác liên quan đến vụ việc đã được hòa giải theo thủ tục hòa giải tại Trung tâm.
Điều 11: Hòa giải thành
1. Kết quả hòa giải thành là thỏa thuận giữa các bên tranh chấp về việc giải quyết một phần hoặc toàn bộ tranh chấp phát sinh;
2. Khi đạt được kết quả hòa giải thành các bên lập văn bản về kết quả hòa giải thành. Văn bản về kết quả hòa giải thành gồm các nội dung chính như sau:
a) Căn cứ tiến hành hòa giải;
b) Thông tin cơ bản của các bên;
c) Nội dung chủ yếu của vụ việc;
d) Thỏa thuận đạt được và giải pháp thực hiện;
e) Các nội dung khách theo thỏa thuận của các bên phù hợp với qui định của pháp luật.
3. Văn bản về kết quả hòa giải thành phải có chữ ký của các bên tranh chấp và hòa giải viên;
4. Văn bản về kết quả hòa giải thành có hiệu lực thi hành đối với các bên theo qui định của pháp luật dân sự.
Điều 12: Chấm dứt thủ tục hòa giải
Thủ tục hòa giải chấm dứt theo một trong các trường hợp sau:
1. Khi các bên đạt được kết quả hòa giải thành;
2. Theo đề nghị chấm dứt hòa giải bằng văn bản của một bên hoặc các bên tranh chấp;
3. Sau khi tham khảo ý kiến của các bên, hòa giải viên tuyên bố bằng văn bản về việc không cần thiết tiếp tục thực hiện hòa giải;
4. Bên được yêu cầu hòa giải từ chối tiến hành hòa giải hoặc không gửi Bản trả lời yêu yêu cầu hòa giải trong thời hạn quy định theo khoản 3 và khoản 5 của Điều 2 Quy tắc này;
5. Đã hết thời hạn thanh toán phí hòa giải theo yêu cầu của Trung tâm nhưng các bên vẫn không thanh toán đầy đủ. Trong trường hợp này Trung tâm có quyền chấm dứt ngay thủ tục hòa giải.
Điều 13: Phí hòa giải và các chi phí khác
1. Phí hòa giải của Trung tâm bao gồm các khoản sau:
a) Phí đăng ký hòa giải;
b) Phí thù lao cho hòa giải viên;
c) Phí hành chính của Trung tâm.
2. Chi phí khác phát sinh trong quá trình hòa giải gồm các khoản sau:
a) Chi phí đi lại, ăn ở của hòa giải viên;
b) Chi phí khác phát sinh do yêu cầu của một bên hoặc các bên như: chi phí cho chuyên gia, chi phí dịch thuật, chi phí cho người phiên dịch…
3. Trong thời gian sớm nhất ngay sau khi các bên tranh chấp đồng ý tiến hành thủ tục hòa giải theo khoản 4 Điều 2 và khoản 3 Điều 3 của Qui tắc này, Trung tâm sẽ gửi yêu cầu về việc nộp phí hòa giải đến các bên tranh chấp.
4. Chi phí phát sinh trong quá trình hòa giải được quy tại điểm b khoản 2 Điều này sẽ do bên có yêu cầu chi trả, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
5. Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận khác, các khoản phí và chi phí quy định tại khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều này sẽ do các bên cùng chi trả theo một tỉ lệ bằng nhau.
6. Một bên có thể trả thay cho bên còn lại bất kỳ các khoản phí và chi phí nào được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.
7. Sau khi chấm dứt hòa giải Trung tâm sẽ tính toán tất cả các chi phí thực tế phát sinh theo khoản 2 Điều này. Nếu chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn số tiền mà các bên đã tạm ứng thì Trung tâm sẽ hoàn trả lại khoản tiền dư cho các bên. Trường hợp chi phí thực tế lớn hơn số tiền các bên đã tạm ứng thì các bên có nghĩa vụ nộp bổ sung cho Trung tâm.
8. Trung tâm có quyền ngừng thực hiện nghĩa vụ của mình và yêu cầu hòa giải viên tạm dừng thủ tục hòa giải trong trường hợp một bên hoặc các bên không thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán theo yêu cầu của Trung tâm.
9. Thủ tục về việc nộp phí và các chi phí phát sinh được thực hiện theo các quy định tại Biểu phí hòa giải và các hướng dẫn khác của Trung tâm.
Điều 14: Giới hạn trách nhiệm pháp lý
Ngoại trừ các hành vi cố ý làm sai trái, vi phạm các điều cấm của Pháp luật thì hòa giải viên, Trung tâm Hòa giải Thương mại Miền Tây (WMC), tất cả các nhân viên của Trung tâm không chịu trách nhiệm với bất kỳ bên nào về bất kỳ hành động hoặc không hành động nào liên quan đến việc thực hiện quá trình hòa giải được tiến hành theo Quy tắc này.
ĐIỀU KHOẢN MẪU: Bất kỳ tranh chấp nào phát sinh từ hợp đồng này hoặc tranh chấp liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng biện pháp hòa giải thông qua Trung tâm Hòa giải Thương mại Miền Tây (WMC) tại số 67/31F Phó Cơ Điều, Phường 3, Tp. Vĩnh Long.